Мнение эксперта «ТелекомПлюс»:
При подготовке ответа были использованы документы КонсультантПлюс:Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся, в частности: заявление о приеме на работу, направление или представление; трудовой договор; приказ о приеме на работу (в случае его издания работодателем); договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником; подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.
В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся: дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем; документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).
Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
Отметим, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности: медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе; копии документов об образовании; аттестационные листы и документы о повышении квалификации; справки об отсутствии или наличии судимости; характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.
Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством.
Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
Таким образом, в личное дело работника не следует помещать копии документов с персональными данными (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о смерти и др.), даже если они являются основанием для кадровых приказов. Достаточно ознакомления с оригиналом и внесения соответствующей записи в кадровые документы. Хранение таких копий допустимо только при наличии законной цели и письменного согласия работника, однако даже в этом случае рекомендуется избегать избыточности обработки персональных данных.
- Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2026) {КонсультантПлюс}
- {Типовая ситуация: Как вести личные дела работников (Издательство "Главная книга", 2026) {КонсультантПлюс}}
- Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников {КонсультантПлюс}
- Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника? ("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9) {КонсультантПлюс}
Эксперт: Кожина Снежана
Опубликованный материал предоставлен ООО «ТелекомПлюс».